Deze blog beantwoord de vraag: Hoe zet ik een ISO 9001 kwaliteitssysteem op?
Voor welke organisatie is de ISO 9001 geschikt?
Voordat we de vraag beantwoorden “Hoe zet ik een ISO 9001 kwaliteitssysteem op'” gaan beantwoorden eerst iets over de ISO 9001 zelf. De ISO 9001 is een norm die geschikt is voor alle typen organisaties. Van klein tot groot en van dienstverlener tot industrie. Zonder te weten wat voor organisatie u heeft of bij werkt, kan ik toch met zekerheid zeggen dat de ISO 9001 ook van toepassing is voor uw organisatie. Van oorsprong is de norm wel ontwikkeld vanuit productiebedrijven. De tekst was in de eerdere versies van de norm dan ook erg gericht op productie. Wanneer je dienstverlener was moest je de tekst zelfs met enige vorm van creativiteit interpreteren. Inmiddels is dat rechtgezet en kan ook een dienstverlenende organisatie zich prima in de norm herkennen.
Waar kan ik de ISO 9001 krijgen?
De ISO normen waaronder de ISO 9001 valt worden gepubliceerd door de NEN. NEN is de afkorting van NEderlandse Norm. De officiële benaming van de ISO 9001 is NEN-EN-ISO 9001:2015. De ISO normen worden in het Engels opgesteld. Later kunnen deze naar de landstaal worden vertaald. In Nederland staat er dan NEN voor. Je kunt de normen bestellen bij de www.nen.nl
Hoe zet ik een ISO 9001 kwaliteitssysteem op: Het kwaliteitsbeleid
Het is slim om te beginnen met het formuleren van uw kwaliteitsbeleid. Het kwaliteitsbeleid geeft aan waar u echt un uitmondt. Wat de klant van u mag verwachten. Het zijn de kernwaarden van uw organisatie.
Hoe zet ik een ISO 9001 kwaliteitssysteem op: Context van de organisatie en de stakeholderanalyse
U zult een document moeten opstellen met als titel “Context van de organisatie” . Hierin beschrijft u de kansen en risico’ s die u signaleert. Zowel intern als extern. dat kunenn bijvoorbeeld technologische ontwikkelingen zijn die voor u een bedreiging of een kans kunnen vormen.
ook moet u inventariseren wie de stakeholders van uw organisatie zijn. dat zijn bijvoorbeeld de aandeelhouders, de medewerkers, de klanten, leveranciers etc. u dmoet per groep vaststellen welke eisen en verwachtingen zij hebben.
Nadat u het kwaliteitsbeleid en de context van de organisatie heeft vastgesteld gaat u uw processen inventariseren. Het stelt eerst de hoofdprocessen vast en daarna e subprocessen.
Hoe zet ik een ISO 9001 kwaliteitssysteem op: De processen
Daarna stelt u vast wie de proceseigenaren zijn. Deze proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor de inhoud van de processen. Zij zijn het die de processen (laten) beschrijven. Sart altijd eerst met het vaststellen van het operationele risico van het betreffende subproces. Stel daarna het doel van het proces vast en start met het beschrijven. Ik adviseer elke zin met dezelfde opbouw te schrijven. Wie doet wat wanneer. Bijvoorbeeld: De secretaresse opent elke dag voor 10.00 uur de post.
Hoe zet ik een ISO 9001 kwaliteitssysteem op: De kwaliteitsdoelstellingen
Hierna stelt u van de belangrijkste subprocessen de kwaliteitsdoelstellingen vast. Deze horen een afgeleide te zijn van uw kernwaarde. Stel dat een kernwaarde van uw organisatie ‘betrokkenheid’ is. Bij het uitbrengen van offertes kan dan als afgeleide van betrokkenheid een doelstelling worden geformuleerd die luidt: Minimaal 80% van de uitgebrachte offertes wordt binnen een week nagebeld. Op deze manier maakt u de kernwaarden meetbaar.
Continue verbeteren
Uiteindelijk gaat het hier bij het opzetten van een ISO 9001 kwaliteitssysteem: Dat u kunt laten zien dat u daar waar nodig verbetert. Dat betekent dat u op van te voren vastgestelde momenten meet wat de kwaliteit van uw processen en producten / diensten is. Van deze registraties maakt u analyses waardoor u daar waar nodig komt tot verbetermaatregelen. Deze voert u door en meet u weer op effectiviteit. Enkele bronnen om de analyseren zijn: Metingen klanttevredenheid, klachten, leveranciersbeoordelingen, metingen realisatie doelstellingen, interne auditresultaten etc. wannee ru vooral kunt laten zien dat u actief meet, analyseert en daar waar nodig verbetert hangt het certificaat al voor de helft aan de muur.
De interne audits
Voordat de certificeerder kan komen moet u interne audits uitvoeren. Een interne audit is kort gezegd een interne controle om te beoordelen of werkzaamheden zijn uitgevoerd volgens de afspraken. U pakt hiervoor elke keer een stukje van een proces. Bij afwijkingen gaat u na wat daarvan de oorzaak is en u formuleert zonodig corrigerende maatregelen.
De interne audit mondt uit in een rapportage, die weer door het MT of de proceseigenaar wordt opgevolgd.
De interne auditor hoeft hier niet voor te zijn opgeleid (dat staat nergens in de norm). Toch wordt dat vaak wel door de certificerende instantie verwacht. Zij grijpen dan terug op de normparagraaf die gaat over de benodigde competenties van uw medewerkers. Of de certificeerder daar nu wel of niet gelijk in heeft is niet eens zo belangrijk. De praktijk wijst immers uit dat een auditor die daarvoor is opgeleid veel betere audits uitvoert. Waar ook nog eens meer verbeter potentieel uitkomt, dan bij de niet opgeleide auditor. Kijk eens hier voor een hele praktische (en betaalbare) cursus.
Hoe zet ik een ISO 9001 kwaliteitssysteem op: De directiebeoordeling
Voordat de certificeerder kan komen moet u een directiebeoordeling uitvoeren. Dit is een beoordeling van de effectiviteit van uw kwaliteitssysteem. Wanneer u deze beoordeling goed uitvoert hangt het certificaat al bijna aan de muur. Veel aandacht aan besteden dus.
Wanneer komt de certificeerder?
Wanneer uw kwaliteitssysteem minimaal drie maanden draait komt de certificeerder langs voor de ISO 9001 certificering.
Wanneer u meer informatie wilt hebben over de wijze waarop u het beste een goed kwaliteitssysteem opzet klikt u hier.
