Page content

ISO 9001 certificering: Hoe gaat dat in zijn werk?

U kunt de certificeerder langs laten komen voor de ISO 9001 certificering zodra het kwaliteitssysteem drie maanden operationeel is. De certificerende instantie wil het kwaliteitssysteem in werking zien en verwacht daarom dat het al enkele maanden in gebruik is.

De externe audit wordt opgesplitst in twee gedeelten; de initiële audit en de vervolgaudit.

Initiële ISO 9001 audit

Dit onderdeel van de ISO 9001 certificering wordt ook wel de documentenaudit genoemd. De initiële audit heeft meestal de duur van 1 á 2 dagdelen. De certificeerder gaat in gesprek met de directie en de kwaliteitsmanager. Er wordt gestart met de directie. Deze krijgt de vraag iets te vertellen over de organisatie. Al snel zal de auditor vragen naar de risico’ s, jaarplannen etc. Dit om een beeld te krijgen van hoe het management grip heeft op de organisatie. Er wordt daarna vooral gekeken of de verplichtte ISO 9001 onderdelen aanwezig zijn. Is het document context van de organisatie er? Is het managementreview er? Zijn de interne audits uitgevoerd en opgevolgd? Etc. Wanneer de auditor het beeld heeft gekregen dat het ingerichte kwaliteitsmanagementsysteem dekkend is (aan de eisen van de ISO 9001 voldoet) kan er worden overgegaan op fase twee. Het is ook mogelijk dat de auditor teveel gebreken heeft geconstateerd en besluit om de vervolgaudit op te schorten.

De vervolgaudit

Tijdens de vervolgaudit van de ISO 9001 certificering wordt getoetst of het kwaliteitssysteem in de praktijk ook werkt / wordt toegepast en of dit effectief is. De auditor (of bij grotere organisaties een team met auditoren) gaat de afdelingen langs en heeft gesprekken met de leidinggevenden en met enkele medewerkers. U kunt zich voorstellen dat de duur van deze audit helemaal afhankelijk is van de aard en omvang van de organisatie en het aantal locaties dat de organisatie kent. Aan het einde van deze auditdag(en) wordt de rapportage opgesteld. De meeste certificerende instellingen werken met een drietal typen bevindingen.

  1. Observaties: Dit zijn kleinigheden die wel beter kunnen. De auditor benoemt deze binnen de rapportage maar ze hebben niet direct invloed op het wel of niet toekennen van het certificaat.
  2. Minors. Dit zijn al grotere afwijkingen. Hiervan verwacht de auditor dat deze de volgende keer zijn weggewerkt. Ze staan (mits het er niet teveel zijn) het toekennen van het certificaat niet in de weg.
  3. Majors. De naam zegt het al, dit zijn ernstige afwijkingen die de goede werking van het kwaliteitssysteem beletten. Majors moeten zijn opgelost voordat de auditor zijn bestuur positief kan adviseren voor het toekennen van het ISO 9001 certificaat. U krijgt daar drie maanden de tijd voor.