Een kwaliteitssysteem is soms net een zolder

We zijn onze zolder aan het opruimen. We komen spullen tegen waarvan ik niet eens meer wist dat we ze hadden. En een hoop troep. Spullen die een aantal jaren geleden nog nuttig waren maar inmiddels waardeloos geworden zijn.

Het grootste nadeel van deze spullen is dat ze in de weg liggen. Ze zorgen ervoor dat ik mijn andere spullen niet meer makkelijk kan vinden. Ik heb geen overzicht meer.

Laat dit nu exact de situatie zijn van veel kwaliteitssystemen. In de loop van de jaren groeien ze uit tot grootse proporties. Helaas zijn veel documenten en richtlijnen inmiddels niet meer actueel of nodig. Of staan oude en actuele versies door elkaar. Tijd om op te ruimen! Bekijk van elk document of het wel echt nodig is. Zo niet, weggooien.

Van de documenten die u over houdt gaat u eerst na of ze wel actueel zijn en daarna of ze wel de juiste zaken regelen. Dat laatste is ook een aanrader. Vaak zijn alleen die zaken beschreven die toch wel plaatsvinden. Bij een offerte procesbeschrijving staat er bijvoorbeeld vaak in dat de offerte moet worden opgesteld en verstuurd. Met een beetje geluk ook nog door wie. Het zijn activiteiten die toch wel plaatsvinden, met of zonder procesbeschrijving. Belangrijkere zaken als doorlooptijden, gebruik van vaste formats, wie welke controles uitvoert etc. staan er vaak niet in. Controleer of juist dit soort belangrijke zaken er in staan!

Wat overblijft is een set nuttige procesbeschrijvingen en overige documenten. Daarna rest u de taak om  ervoor te zorgen dat deze ook actueel blijven. Met ons ISO systeem gaat dat overigens erg makkelijk.