De meest gemaakte fout bij interne auditing
ISO audit: waarom interne auditing verder gaat dan het perfecte plaatje
Binnen ISO 9001 is de interne audit niet zomaar een verplicht rondje. Het is een instrument waarmee je inzicht krijgt in hoe processen werkelijk worden uitgevoerd. Een goede audit toont of afspraken worden nageleefd en waar verbetering mogelijk is. Maar dat lukt alleen wanneer je verder kijkt dan de oppervlakte. In dit artikel bespreek ik de meest voorkomende fouten (verbeterpunten ;-) en vertel ik je hoe je dit kunt oplossen.
De meest gemaakte fout bij interne auditing
De fout die in veel organisaties terugkomt: auditors voeren vriendelijke gesprekken en vragen naar voorbeelden. En omdat mensen graag laten zien wat goed gaat, krijg je ook precies dát te zien. Maar een voorbeeld toont alleen het ideale plaatje. Niet de praktijk. Hierdoor ontstaat een schijnwerkelijkheid. En dat leidt tot verkeerde conclusies.
Hoe een voorbeeld een verkeerde indruk kan wekken
Je vraagt een salesmanager om een offerte, en die krijg je. Een keurige, zorgvuldig opgestelde offerte. Alles klopt. De indruk: het proces is in orde. Maar je ziet niet hoeveel opdrachten er in de praktijk zonder offerte worden aangenomen. Dat zijn juist de risico’s. Wanneer je alleen het mooie voorbeeld ziet, mis je de afwijking.
Hetzelfde gebeurt bij productkeuringen
Vraag om een keuringsrapport en je krijgt er één die volledig is ingevuld. Maar worden alle producten gekeurd? Wordt er consistent gewerkt volgens het proces? Zijn er verschillen tussen ploegen of dienstwissels? Eén rapport zegt niets over de totale procesbetrouwbaarheid.
Waarom deze aanpak leidt tot schijnzekerheid
Wanneer interne auditors alleen afgaan op mooie voorbeelden, rapporteren ze dat processen goed verlopen. Het management denkt vervolgens dat alles onder controle is. Maar dat kan een gevaarlijke illusie zijn. Het geeft rust waar aandacht nodig is.
Bewijs boven gesprek
Als auditor is het jouw taak om bewijs te verzamelen. Niet alleen verhalen, meningen en losse documenten. Je moet verbanden leggen, controleren, vergelijken, verifiëren. Dit noemen we kruisverbanden leggen. Bij een goede interne audit gaat het echt om de verdieping. Je verzamelt geen informatie maar bewijs!
Kruisverbanden leggen: zo werkt het in de praktijk
Begin bijvoorbeeld bij Finance. Kies tien willekeurige facturen van opgeleverd werk. Ga vervolgens naar Sales en vraag naar de offertes die bij deze opdrachten horen. Nu krijg je de werkelijkheid te zien. Je vergelijkt direct resultaat (factuur) met proces (offerte). Dat vertelt het echte verhaal.
Eerst naleving, dan verbeteren
Verbeteren heeft alleen zin als de basis op orde is.
Dus:
- Houdt de organisatie zich aan de afspraken?
- Worden processen gevolgd zoals bedoeld?
Als dat duidelijk is, dán kun je gaan optimaliseren, vereenvoudigen, digitaliseren of automatiseren. Met andere woorden: naleving vóór verbetering.
Het hebben van dit besef is van groot belang. Onze ervaring leert dat de meeste organisaties veel te snel over gaan naar het willen verbeteren van de organisatie.
Resultaat: volwassen auditing met impact
Wanneer je op deze manier gaat auditen, krijg je een organisatie die:
- eerlijk naar zichzelf kijkt
- afwijkingen eerder ziet
- verbeteringen doelgericht doorvoert
- en continu groeit naar een hoger kwaliteitsniveau
Dat is interne auditing met resultaat.
Cursus interne auditing: inhoud en werkwijze
Het bovenstaande komt natuurlijk uitgebreidt aanbod binnen onze cursus interne auditing. Je leert bij ons geen kunstjes, je krijgt een geen checklists zonder context, maar leert denken als auditor:
- vragen stellen die verder gaan dan “hoe doen jullie dat?”
- kruislings controleren op bewijs
- afwijkingen objectief vastleggen
- verbetergesprekken voeren zonder weerstand te creëren
Certificaat, incompany en investering
Na afronding ontvang je een certificaat waarmee je aantoont dat je een interne audit zelfstandig kunt uitvoeren.
Kijk hier voor meer informatie over deze online cursus.
We bieden deze training ook incompany aan, voor teams die samen hun auditvaardigheden willen versterken.
Wil je daar meer over weten? Stuur gerust een mail of bel even.