Voer zelf je ISO 9001 GAP analyse uit
Wanneer je wilt starten met het behalen van een ISO 9001 certificaat ben je waarschijnlijk benieuwd naar waar je nu al staat als bedrijf en wat je nog moet doen om het ISO 9001-systeem succesvol in te voeren. Je kunt daar achter komen door het uitvoeren van een GAP analyse ISO 9001, ook wel een nulmeting ISO 9001 genoemd.
In dit blog leg ik je uit hoe je zelf een GAP analyse ISO 9001 kunt uitvoeren.
Opzet uitvoeren van een GAP-analyse ISO 9001
Wanneer je een nulmeting ISO 9001 gaat uitvoeren doe je dat omdat je wilt weten wat je nog moet doen en hoeveel tijd je dat gaat kosten. Dit kun je doen door een onze checklist nulmeting ISO 9001 te doorlopen. Hierin geven wij aan wat je volgens de ISO 9001 moet hebben geregeld en hoeveel tijd je kwijt bent wanneer je ergens nog niet aan voldoet.
Hoeveel tijd benodigd is afhankelijk van de route die jullie gaan volgen naar het ISO 9001-certificaat. Ga je bijvoorbeeld alles uitzoeken , zonder begeleiding (het meest tijdrovend), ga je samenwerken met een adviseur? Of kies je voor online begeleiding zoals ons ISO-9001 systeem? Als het aan ons ligt kies je natuurlijk voor het werken met ons ISO 9001-systeem wat de afgelopen decennia heeft bewezen de meest efficiënte manier van aanpak te zijn. In deze checklist gaan we dan ook uit dat je aan de slag gaat met ons ISO 9001-systeem met een route van 4 maanden.
In onderstaande checklist lopen we de ISO 9001 norm globaal door. Het is geen checklist die bedoeld is om zelf een ISO 9001 systeem op te zetten maar echt bedoelt als een checklist voor het uitvoeren van de GAP analyse ISO 9001. Laten we beginnen!
De checklist GAP-analyse ISO 9001
Om deze nulmeting ISO 9001 te kunnen uitvoeren gaan we in onderstaande checklist uit van de belangrijkste en meest tijdrovende onderdelen van de ISO 9001. In de linkerkolom staat het onderwerp uit de ISO 9001 norm, binnen de tweede kolom een toelichting en in de derde kolom staat aangegeven hoeveel tijd je daarvoor nodig hebt.
| Onderwerp uit de norm | Toelichting | Aantal benodigde uren *) |
| | | |
| Hebben wij al een duidelijke missie, visie en kernwaarden geformuleerd? | Ofwel weten wij wat de klant van ons mag verwachten? | 4 - 8 uur |
| Hebben wij al de belangrijkste processen in kaart gebracht? | Hier gaat meestal de meeste tijd inzitten. Wanneer je al veel beschreven hebt gaat dat dus veel tijd schelen. Deze inschatting is het meest moeilijk. We gaan hier uit van een organisatie met ongeveer 15-20 processen. | 24 - 120 uur |
| Hebben wij al onze risico's in kaart gebracht? | Op strategisch niveau verwoord je dat binnen het document Context van de organisatie. | 4 - 8 uur |
| Hebben wij al onze risico's in kaart gebracht? | Op operationeel niveau moet je dit per proces nagaan. Dat gaat echt super snel. Waar meer tijd in gaat zitten is dat je daarna moet nagaan of je ook binnen de processen hebt geborgd hoe je de risico' s beheerst. | 8 uur |
| Leg je al klachten vast (en doe je er ook wat aantoonbaar mee) | Het begint met het vastleggen van de klachten. Daarna zul je per klacht een oorzaakanalyse moeten uitvoeren en periodiek een klachtenanalyse uitvoeren voor het ontdekken van trends. | 1 - 4 uur |
| Meet je al de klanttevredenheid en doe je aantoonbaar iets met de resultaten? | ISO 9001 geeft niet aan hoe je dit moet doen, zo lang het resultaat maar betrouwbaar is. Na het meten van de tevredenheid komt de analyse en het zo nodig formuleren van verbetermogelijkheden. | 8 - 24 uur |
| Voer je al interne audits uit? | Dit is een verplicht onderdeel van de ISO 9001. De benodigde tijd is vooral afhankelijk van het aantal te auditen processen. Wanneer je goed en efficient de interne audits wilt uitvoeren, volg dan onze cursus . | 8 - 32 uur |
| Voer je al een leveranciersbeoordeling uit? | Leveranciers bepalen voor een deel de kwaliteit van jullie dienstverlening. Daarom zul je periodiek een leveranciersbeoordeling moeten uitvoeren. | 4 - 12 uur |
| Voer je al een directiebeoordeling uit? | Voor de certificering is dit wellicht het belangrijkste document. Je blikt terug en formuleert acties om de effectiviteit van je kwaliteitsmanagementsysteem verder te optimaliseren. We hebben hier ook een handige cursus voor. | 4 - 8 uur |
| Bespreek je al binnen het MT de voortgang van de verbeteracties, interne auditresultaten, incidenten, klachten etc.? | Het bijhouden van allerlei excellijstjes kom je binnen dit overzicht niet tegen. Dat doet onze software voor je! Maar je moet deze overzichten wel binnen het MT bespreken. Reken ongeveer op 1 uur in de maand. | 4 uur |
*) Dit zijn schattingen waar geen rechten aan ontleend kunnen worden.
Verdeling van de uren over de organisatie
Het benodigd aantal uren genoemd in deze GAP analyse ISO 9001 kun je verdelen over verschillende collega's uit je organisatie.
De kwaliteitsmanager heeft vooral de rol van projectleider en voert lang niet al het werk zelf uit. Het vastleggen van de procesbeschrijvingen ligt bijvoorbeeld bij de proceseigenaren. De kwaliteitsmanager ziet er vooral op toe dat dit (goed) gebeurt.
Let op dat een deel van de benodigde uren uit deze ISO 9001 nulmeting ook bij de directie komt te liggen. Denk aan het vaststellen van de missie, visie en kernwaarden, het bespreken van de resultaten van het klanttevredenheidsonderzoek en bijvoorbeeld voor het opstellen van het managementreview.
Doorlooptijd en tijdsdruk per maand
Het aantal benodigde uren ligt ongeveer tussen de 70 en 230 uur. Voor een grote complexe organisatie ligt het aantal benodigde uren hoger dan voor een kleinere overzichtelijke organisatie. Dat is ook de reden van de grote spreiding.
Verdeel je dit aantal uren over de doorlooptijd van vier maanden, dan kom je per maand uit op 20 tot 60 uur. En dat weer verdeeld over een aantal collega's. Dit is voor vrijwel elke organisatie goed te doen. Daarbij ga ik er zelfs vanuit dat je nog niets had geregeld op het gebied van de ISO 9001!
Bedenk ook dat je door de invoering van het ISO 9001-systeem efficiënter gaat werken. Dat gaat weer tijd opleveren!
Dit klinkt misschien gek, maar ik adviseer je om geen uitgebreide GAP-analyse ISO 9001 te maken en meteen te starten met de invoering van het ISO 9001-systeem. Je kunt met bovengenoemde uren immers al een goede inschatting maken of jouw organisatie voldoende tijd kan vrijmaken of niet.
Benieuwd naar jullie investering in euro's? Kijk hier naar de investering van ons bewezen ISO 9001-systeem.