Wanneer start je niet met ISO 9001?
Je zal het van ons niet snel verwachten maar wij zijn er zeker van dat niet elke organisatie moet willen starten met het behalen van een ISO 9001 certificaat. Gewoonweg omdat het te weinig op zal leveren. Bekijk onderstaande ISO 9001 checklist om te bepalen of het slim is voor jouw organisatie om te starten met ISO 9001.
Checklist starten met ISO 9001
- Is jouw organisatie kleiner dan 3 medewerkers?
- Weet je wat de klant van jouw verwacht en lever je dat ook altijd?
- Komen jullie altijd jullie afspraken na?
- Kennen jullie de risico's als geen ander.
- Is jouw organisatie constant aan het verbeteren?
- Zijn er nu, of in de direct toekomst, certificaat eisen?
Lees hieronder de uitleg per ISO 9001 checklist punt.
1. Je organisatie is nog klein
Wanneer je slechts een paar medewerkers in dienst hebt, dan is het nut van een kwaliteitsmanagementsysteem waarschijnlijk laag. Zeker als je collega's bij elkaar op kantoor zitten. In dat geval weet je bijna zeker dat het met de interne communicatie wel goed zit.
‘Hé Tom, vergeet je niet om dat pakketje klaar te zetten voor klant B?'
Doordat je met maar een paar collega’s al het werk verricht weet iedereen van iedereen wel zo’n beetje wat hij of zij doet of moet doen. Er is sprake van een goed werkende interne controle. Je collega's zijn immers zo’n beetje de beste checklisten die er zijn.
2. Je weet precies wat de klant van jou verwacht en je levert daar ook naar
Wanneer je al precies weet wat jouw klant van jou mag verwachten heb je het allerbelangrijkste al in beeld. Je weet al hoe jij je onderscheidt van je concurrenten. Elke dag opnieuw richt jij samen met jouw collega’s daar de focus op. Het zit in jullie genen en je ‘weet niet beter’.
Je hoeft niet eens te meten of het wel lukt, want dat weet je gewoon. Alles gaat bijvoorbeeld op tijd de deur uit. En alle offertes worden binnen 1 week na uitbrengen nagebeld. Natuurlijk heb je altijd voldoende voorraad om te kunnen leveren en gaat elke order foutloos de deur uit. Precies zoals jij het jouw klanten hebt beloofd.
3. Je hoeft geen afspraken vast te leggen
Wanneer je werkt met een klein team, geen verloop hebt in je team en ook nog eens alleen simpele werkzaamheden verricht, dan weet iedereen wel wat er van haar of hem wordt verwacht. Het vastleggen van afspraken is dan niet nodig omdat dat er maar weinig afspraken zijn en iedereen ze wel kent.
Je hoeft ook zelden tot nooit nieuwe collega’s in te werken, want je hebt geen personeelsverloop.
En doordat jullie zelf de beste checklist zijn die er is (zie de 2e alinea) ben je er ook zeker van dat iedereen zich houdt aan de afspraken die er zijn.
4. Je kent de risico's als geen ander en borgt deze ook
Wanneer je de risico's die jij als organisatie loopt goed in beeld hebt en ook hebt geregeld hoe je deze het beste kunt borgen, dan heb je hiervoor geen ISO 9001 nodig. Zeker niet wanneer je ook al onderscheidt hebt gemaakt tussen operationele risico's (dagelijkse praktijk) of de meer strategische risico's (wat gaat de toekomst ons brengen en wat betekent dat voor ons (kansen en risico's).
5. Je voert al regelmatig verbeteringen door
Wanneer je nu al actief verbeteringen aan het doorvoeren bent en ook meet of deze doorgevoerde metingen effectief zijn, dan gaat een kwaliteitsmanagementsysteem je niet helpen om dat beter te doen. Zeker niet wanneer je nu ook al actief bent met het monotoren van de voortgang van het uitvoeren van deze maatregelen.
Wanneer je aan bovenstaande criteria voldoet zal het invoeren en gebruiken van een kwaliteitssysteem je niet echt helpen met het krijgen van nog tevredenere klanten, medewerkers en leveranciers.
6. Je loopt geen opdrachten mis
Wanneer jouw orderportefeuille vol zit en je nu al geen opdracht mist én jouw opdrachtgevers niet om ISO 9001 vragen, dan heb je voor dit aspect ook geen ISO 9001 nodig. Je krijgt je opdrachten immers toch wel binnen.
Wat wanneer je niet aan voldoet aan een van de checklist punten?
In dat geval is er zeker voordeel te behalen met de ISO 9001. Je kunt beter doorgroeien, je krijgt minder klachten en je behoudt meer klanten. Bovendien voldoe je eerder aan de eisen voor een aanbesteding. Mocht je in de toekomst ook CO2 willen reduceren, dan kun je jouw ISO 9001 certificaat uitbreiden met de ISO 14001 met CO2 reductiemodule.
Kijk hier voor meer informatie.
