Bron: nieuwsbrief AVR Management Tools juni 2021
Hoe vaak meten jullie de realisatie van ISO doelstellingen? Jaarlijks? Maandelijks? Of heb je geen idee wat de juiste frequentie is? In deze blog vertellen we je alles over de slimme frequentie van meten van de realisatie van ISO doelstellingen.
Waarom ISO doelstellingen?
In de vorige nieuwsbrief hebben we gesproken over het meetbaar maken van jullie waarden. In het kort kwam het erop neer dat je als afgeleide van je kernwaarden meetbare doelstellingen gaat formuleren. Doelstellingen zijn leuk, maar je wil de realisatie van je doelstellingen ook meten.
Waarom meet je de realisatie van jullie ISO doelstellingen?
Ook als het gaat om jullie doelstellingen is de Deming Cirkel van toepassing.
Je meet de realisatie van de doelstelling om na te gaan of je op de goede weg bent. Zo niet, dan heb je nog de gelegenheid om bij te sturen. Om dat bijsturen mogelijk te maken is het van belang dat je tijdig de resultaten van de realisatie van de doelstelling tot jouw beschikking hebt. Daarmee voorkom je dat je pas aan het einde van het jaar constateert dat je de doelstelling niet hebt gehaald. Nu kun je er voor kiezen om de realisatie van de doelstellingen van alle processen wekelijks, elke maand, elk kwartaal of halfjaarlijks te meten, maar dat kan ook slimmer.
Maak gebruik van een slimme frequentie van meten
De frequentie van meten van de doelstelling wordt bepaald door twee aspecten: Het repeterend vermogen van het proces en de risico’s van een proces. Hieronder leg ik dit voor je uit.
Het repeterend vermogen van het proces
De belangrijkste factor om de frequentie van meten vast te stellen is het repeterend vermogen van het proces waar de doelstelling bij hoort. Stel dat het om het proces “Het uitbrengen van offertes’ gaat. Wanneer er slechts een, tot twee, offertes per maand worden uitgebracht is het natuurlijk zinloos om deze doelstelling dagelijks of zelfs maandelijks te meten. Je hebt dan te weinig gegevens om een zinvolle uitspraak te doen. Eenmaal per kwartaal meten is hier de maximale frequentie.
Bij een proces dat zich dagelijks vele keren herhaald ligt de frequentie van het meten van de doelstelling natuurlijk hoger. Hier zal het wekelijks meten van de doelstelling nodig zijn. Je hebt dan voldoende gegevens voor een betrouwbare meting en kunt wanneer nodig snel bijsturen.
Risico’s van een proces
Het andere aspect waar je naar kijkt om de frequentie van meten vast te stellen, is het beoordelen van de gevolgen wanneer je de doelstelling niet behaald. Wanneer het niet halen van de doelstelling grote invloed uitoefent op jouw klanttevredenheid, dan zul je de frequentie hoger maken dan wanneer de gevolgen gering zijn.
Tip: wanneer de gevolgen van het niet realiseren van de doelstelling voor de klant en voor de interne organisatie gering zijn kun je je de vraag stellen of het wel een zinvolle doelstelling is.
Betrek het MT
Wij adviseren om de realisatie van de doelstellingen binnen het MT te bespreken. Je kunt dan wanneer dat nodig is meteen acties afspreken. Wanneer je gebruik maakt van VisionManager Software (onderdeel van onze ISO-systemen) hoef je hiervoor zelf geen overzichten te genereren. Dat doet VisionManager voor je. Met een klik heb je een mooi overzicht van de stand van zaken van alle doelstellingen op het scherm.
Daarom is ISO zo nuttig!
Het herkennen van jullie waarden en het omzetten naar concrete doelstellingen is een van de geweldige eigenschappen van werken met een ISO-systeem. In deze blog heb je kunnen lezen hoe vaak je de realisatie van jullie doelstellingen meet. Daarmee zorg je voor een constante positieve ontwikkeling (verbetering) van jullie organisatie.
Zin om te starten met jullie ISO certificaat? Maak het je gemakkelijk door gebruik te maken van een van onze ISO systemen.
Klik hier voor meer informatie over ons ISO 9001-systeem.
