Specificaties VisionManager

Talen

• De software is tweetalig: Nederlandstalig en Engelstalig. Na het inloggen kun je jouw keuze maken. De volgende keer dat je inlogt start VisionManager in de daarvoor gekozen taal op.

Toegangsrechten

• Per medewerker kan worden ingesteld welke processen zij te zien krijgen nadat zij zijn ingelogd. Hierdoor kun je gedeelten van jouw managementsysteem afschermen en krijgt de medewerker een op maat gemaakt gedeelte van het kwaliteitsmanagementsysteem te zien.
• Er kunnen vier soorten toegangsrechten worden toegekend:
  • Beheerder: deze heeft de mogelijkheid om alles te wijzigen / toe te voegen.
  • Kwaliteitsmanager: deze heeft vrijwel dezelfde rechten van de beheerder en ontvangt verbetervoorstellen per mail.
  • Proceseigenaar: deze kan documenten wijzingen en het dashboard beheren.
  • Gebruiker: deze kan documenten lezen en formulieren invullen en opslaan.
• Je kunt gebruikersgroepen aanmaken. Hiermee kun je snel grote hoeveelheden medewerkers opvoeren. Je hoeft alleen aan te geven bij welke gebruikersgroep iemand hoort en VisionManager stelt automatisch de rechten in. Verander een gebruikers groep en iedereen die daarbij hoort verandert mee.
• De beheerder kan op gebruikersniveau de 2fa aanzetten. Wel zo handig en veilig.

Documentbeheer

• Alle mogelijke bestandstypen (zoals word, pdf, powerpoint, excel) kunnen worden geupload en door de gebruiker worden ingezien.
• Je kunt binnen de software flowcharts maken, zonder daar een ander programma voor nodig te hebben.
• Aan elk document kan een proceseigenaar, status en versienummer worden toegekend.
• Aan de documenten kunt u een evaluatiedatum toekennen. Zodra de datum aanbreekt krijgt de proceseigenaar daarvan automatisch een mailtje.
• Bij het aanmaken van een nieuw document kun je aangeven wie het document moet opstellen, beoordelen en goedkeuren. Hiervan worden acties aangemaakt die automatisch worden weggezet (workflow).
• Van het beoordelings- en goedkeuringsproces worden overzichtelijke registraties bijgehouden. Je hebt dus altijd een audittrail bij de hand.
• De gebruikers krijgen automatisch een mail wanneer er een nieuw document wordt toegevoegd of een bestaand document wordt gewijzigd. Binnen deze mail staan ook de wijzigingen opgesomd.
• Mogelijkheid tot het vragen om een lees en begrepen bevestiging. Inclusief de mogelijkheid tot het stellen van een controlevraag. De registraties hiervan worden automatisch opgeslagen.
• Oude documenten worden automatisch gearchiveerd.
• Binnen de editor van VisionManager kun je heel makkelijk plaatjes en video' s invoegen. Wel zo makkelijk voor instructies.
• Er kan door meerdere gebruikers aan een concept document worden gewerkt zonder dat de gebruiker deze ziet.
• Oude documenten zijn met één klik weer zichtbaar / beschikbaar te maken.
• Achter de naam van het document staat de datum waarop het document aan de gebruikers beschikbaar is gesteld.
• Documenten zijn overal ter wereld (met internetaansluiting) te raadplegen.
• Ook kun je met de editor van ISOmanager binnen de tool zelf documenten aanmaken. Het grote voordeel hiervan is dat je deze niet hoeft te up en downloaden. Ook de gebruiker kan zonder de beschikking te hebben over een officepakket de bestanden snel raadplegen. 
• Je kunt op individueel niveau aangeven welke formulieren en documenten voor jou favoriet zijn. Deze komen op de homepage te staan. Zo kun je met slechts een klik een registratie opvoeren of een document raadplegen. Makkelijker kan niet!

Interactieve formulieren

• De beheerder kan interactieve formulieren aanmaken en toekennen aan een subproces. Het aanmaken van een het template formulier kost slechts enkele minuten.
• Gebruikers openen binnen VisionManager een formulier, vullen deze in en slaan het formulier binnen VisionManager op.
• Daarbij kan worden aangegeven bij welke processen het formulier moet worden opgeslagen.
• Van elk opgeslagen formulier is de status (open of closed of overschreden) zichtbaar.
• Er kan worden gesorteerd op status, datum en naam.
• Bij elk formulier kan een deadline en een actiehouder worden ingevuld. Wanneer twee dagen voor het verstrijken van de deadline status nog op open staat, krijgt de actiehouder automatisch een herinneringsmail.

Referentietabel / ISOmatrix

• Voor de ISO 9001 en de ISO 27001 hebben we een referentietabel / ISOmatrix.
  
• Je kunt daar aangeven waar je wat hebt geregeld per normparagraaf.
• Ook kun je aangeven wat het eventuele risico is. Dat is vooral voor de ISO 27001, onderdeel Verklaring van Toepasselijkheid super handig. Je hebt dan meteen een belangrijk deel van je risico-inventarisatie gedaan. Plus dat je met linken aangeeft hoe je dat waar hebt geregeld.
• Ook kun je de referentietabel gebruiken als een checklist. Je kunt per normparagraaf de status aangeven (mee bezig, gereed of nog mee beginnen). Daar kun je op sorteren.
• Er is ook een opmerkingenveld dat je kunt gebruiken om aan te geven wat er bijvoorbeeld nog moet gebeuren.
• Datzelfde veld kunnen adviseurs ook gebruiken om aan de klant advies te geven.

Kritische prestatie indicatoren (KPI) en kernwaarden

• Aan elke proces kunnen KPI 's en doelstellingen worden gekoppeld.
• De KPI 's worden gekoppeld aan één van jullie kernwaarden.
• Bij de aanmaak van een KPI kun je de frequentie van meten en de eigenaar aangeven. Deze krijgt op de dag dat de KPI moet worden gemeten automatisch een mailtje.
• Bij elk bezoek aan VisionManager ziet de medewerker de (kern)waarden van de organisatie.
• Doordat de kernwaarden ook zijn vertaald naar kritische prestatie-indicatoren begrijpt de medewerker ook de impact van de kernwaarde voor zijn of haar werk.
• Bij elke proces kunnen ook de risico's worden aangegeven. 

Dashboard, actielijst  en overzichtsfunctie

• Van elk aangemaakte KPI en doelstelling wordt automatisch een dashboard aangemaakt.
• De beheerder en de proceseigenaar kan het dashboard beheren.
• De kwaliteitsmanager en de beheerder hebben ook een overzichtspagina. Hierop staan alle documenten die binnen VisionManager staan weergegeven. Je kunt snel filteren en sorteren. Op die manier heb je een goed overzicht in de actualiteit van de documenten. Wanneer je met een proceseigenaar aan tafel zit heb je binnen enkele seconden een overzicht van zijn of haar documenten, inclusief de status ervan.
• Dat zelfde geldt voor alle acties die binnen VisionManager staan. Je kunt selecteren op status, eigenaar en type actie (klacht, audit, verbetering, kpi of registraties.
• Elke gebruiker van VisionManager ziet na het inloggen zijn / of haar actielijst staan. Bovenin beeld staat een symbooltje met daarachter het aantal openstaande acties. Wanneer je daar op klikt opent de pagina met de acties. Hier kan worden geselecteerd op datum en soort actie.

Zoekfunctie

• VisionManager bevat een zoekfunctie.
• De zoekresultaten worden gesorteerd (processen, instructies, formulieren en ingevulde formulieren) weergegeven.
   

Ipad (tablet) vriendelijk

• VisionManager is ook uitstekend te gebruiken met tablets en mobieltjes.
• Het startscherm is speciaal aangepast aan mobiel gebruik. Het melden van bijvoorbeeld incidenten gaat daardoor razend snel!
   

Klaar voor ISO

• VisionManager is klaar voor ISO. Dat betekent dat de opzet van VisionManager normen als ISO 9001, ISO 14001 en vele anderen volledig ondersteunt.
• Door het gebruik van de 4 kwadranten komt de filosofie van de ISO normen volledig tot zijn recht.
• De gebruiker leert ongemerkt in termen van de Deming cirkel te denken.
• VisionManager is ingericht volgens de systematiek van de nieuwe HS structuur en principes.

Multisite

• VisionManager is zeer geschikt voor multisite certificering.
• Ook wanneer vestigingen van uw organisatie zich in het buitenland bevinden is VisionManager uitstekend te gebruiken. De tool onthoud met welke taal de vorige keer is ingelogd en zal de volgende keer automatisch in de juiste taal openen.
   

Veiligheid

• Visionmanager is beveiligd met een SSL certificaat. Dat betekent dat de verbinding is versleuteld en ook het uploaden van documenten versleuteld plaatsvindt.
• De server staat in een beveiligde omgeving waar alleen daarvoor bevoegde personen toegang hebben.
• Natuurlijk wordt er een uitgebreide backup procedure toegepast.
   

Helpdesk

• VisionManager heeft een helpdesk voor algemene en een helpdesk voor technische vragen.