Tutorial ISOmatrix / referentietabel
Hieronder tref je de tutorial aan over de ISOmatrix / referentietabel. Onder de video geef ik nog enkele tips.
Binnen de ISO matrix geef je per norm aan aan wat je waar hebt geregeld. het geeft jou en de certificeerder in een matrix een mooi overzicht. Ook kun je de matrix goed gebruiken als een checklist wanneer je bezig bent met het opzetten van jullie kwaliteitsmanagementsysteem
Koppelen van de documenten aan de normparagrafen.
Koppelen van de documenten aan de normparagrafen.
- Je start binnen het tweede kwadrant. Klik op het pennetje rechts bovenaan. Om dit te kunnen moet je dus de rechten hebben van proceseigenaar, kwaliteitsmanager of beheerder.
- Je ziet nu achter de naam van het al opgevoerde document ook de knop ISOmatrix staan. Klik daarop.
- Selecteer de normparagraaf waar dit document betrekking op heeft. Ik kan mij voorstellen dat een proceseigenaar dat niet weet. Spreek dan af dat de proceseigenaar dat niet hoeft te doen maar dit overlaat aan de kwaliteitsmanager.
- Zet een vinkje bij de betreffende normparagraaf. Je hoeft niets op te slaan, dat doet het systeem automatisch. Wanneer je een vinkje wilt verwijderen klik je nogmaals op het gezette vinkje. dat verdwijnt dan vanzelf.
- Ditzelfde gaat op deze manier bij het tabblad werkinstructies en formulieren.
- Voor het koppelen van de beleidsdocumenten ga je naar BEHEER - Beleidsdocumenten. Ook daar zie je nu de knop ISOmatrix.
Bekijken en gebruiken van de ISOmatrix / referentietabel
- Ga naar BEHEER en klik op ISOmatrix. Je komt nu in een scherm wat in eerste instantie leeg lijkt. Je ziet wel een wieltje draaien. De matrix wordt nu geladen.
- Klik op de betreffende norm.
- De norm opent nu op hoofd hoofdstuk niveau.
- Klik op het + om het hoofdstuk te openen. Klik zonodig op nog een + om een subhoofdstuk te openen.
- In de eerste kolom zie je de titel van de normparagraaf met daarachter een korte toelichting.
- Daarachter zie je een kolom waar je kunt aangeven wat jullie status is. Ben je nog bezig met het maken van de benodigde documenten of invoering ervan of ben je daar al mee klaar. Dit is bijzonder handig wanneer je bezig bent met het opzetten van jullie kwaliteitsmanagementsysteem. Je kunt er ook op sorteren met de knop die je links bovenaan vindt.
- In de kolom daarachter kun je voor jezelf ook wat aantekeningen maken. Bijvoorbeeld hoever je al bent met dat betreffende onderwerp, of welke acties er nu zijn uitgezet. Wanneer je met een externe adviseur werkt kan die daar ook tips of gewenste acties aangeven.
- De kolommen daarachter spreken voor zich zelf.
Het Printen van de ISOmatrix / Referentietabel
- De printknop tref je rechts bovenaan aan. Binnen het printmenu kun je vrijwel altijd aangeven of je het bestand liggend of staand wilt printen. Kies voor liggend. Het is een vrij brede tabel die beter liggend tot zijn recht komt.
- Je kunt binnen het printmenu ook kiezen voor pdf. Wanneer je dat doet krijg je een pdf bestand. de linken werken daarin nog steeds!
Het maken van een nieuwe revisie van een document
- Wanneer je een nieuwe revisie maakt hoef je van dat betreffende bestand niet opnieuw aan te geven aan welke normparagraaf deze moet worden gehangen. Binnen de matrix wordt automatisch de laatste, zichtbare, versie getoond.
Het deleten van een document
- Wanneer je een bestand / procesbeschrijving verwijderd hebt, wordt dit bestand / document / formulier ook automatisch uit de matrix verwijdert.