Handleiding inzet stagiair bij het opzetten van ISO 9001
Wanneer je ons e-book hebt gelezen dan weet je dat we kritisch zijn over de inzet van stagiaires bij het opzetten van een ISO 9001 kwaliteitsmanagementsysteem (of andere managementsystemen). Toch zijn we van mening dat een stagiair een fijne werkervaring kan hebben én een nuttige bijdrage kan leveren aan de opzet van jullie kwaliteitssysteem. Mits je dit goed aanpakt! In dit artikel geven we een handleiding voor stagebegeleiders.
De valkuilen bij het inzetten van stagiaires voor ISO 9001
We zien vaak dat het resultaat bij het inzetten van stagiaires voor het opzetten van een ISO 9001 kwaliteitsmanagementsysteem niet zo best is. Niet omdat er niets wordt geproduceerd, integendeel zelfs Ondanks hun ijver en inzet blijft de kwaliteit achter. Vaak wordt de stagiair inhoudelijk gecoacht door de stagebegeleider. Stagebegeleiders zijn lang niet altijd deskundigen op het gebied van kwaliteitszorg.
Omdat de kennis en ervaring ontbreekt wordt er te vaak gewerkt vanuit het theoretisch kader en is er te weinig oog voor de praktische kant. Aan het einde van de stageperiode heeft de stagiair theoretische kennis opgedaan, maar zit jouw organisatie met een onwerkbaar kwaliteitsmanagementsysteem.
Lees meer over tijdrovende valkuilen in ons e-book: ISO zo snel mogelijk.
Een korte handleiding voor de inzet van stagiaires bij ISO 9001
Wanneer de kennis en ervaring voor het opzetten van ISO 9001 ontbreekt is het verstandig wanneer je met ons ISO 9001-systeem gaat werken. Laat de stagiair werken vanuit de handleidingen en templates zoals wij die aanleveren. Let op: je zult deze zelf ook moeten doornemen in ISOcademy.nl. Want jij bent verantwoordelijk voor de kwaliteit van het geleverde werk, niet de stagiair. Wanneer je dit deel van de begeleiding weglaat dan loop je kans op een enorme stapel papier/files waar je uiteindelijk niet veel aan hebt. Juist bij de invoering van een kwaliteitssysteem gaat het niet om de kwantiteit maar om de kwaliteit.
Stagiaires worden het meest ingezet bij het beschrijven van processen. Logisch want hier gaat de meeste tijd inzitten. Dit kan ook goed door een stagiair worden uitgevoerd wanneer je dit goed begeleidt. Dat kun je het beste als volgt doen:
- Stel eerst samen het format vast wat jullie willen gebruiken. Binnen VisionManager software (onderdeel van ons ISO 9001-systeem) hebben we de meest gebruikte en bewezen formats al voor je opgevoerd. Kies er daar een van uit.
- Hou de volgorde binnen het ISO-projectplan aan. Wijk daar niet van af!
- Stel vast wie de proceseigenaren zijn. Dat zijn de personen die inhoudelijk verantwoordelijk zijn voor een proces.
- Laat de stagiair eerst een proces beschrijven en controleer of dat goed is gegaan. Controleer deze beschrijving aan de hand van de punten die staan in onze handleiding (onderdeel van ons ISO-systeem). Het is super belangrijk dat je dit meteen in het begin doet. Wanneer je pas controleert of het goed is gegaan wanneer alle processen zijn beschreven is het resultaat niet meer te redden/aan te passen.
- Neem dus de tijd om de stagiair goed te begeleiden. Je doet dat om de stagiair een unieke nuttige werkervaring te geven en je helpt jezelf ermee.
Vaak willen de stagiaires ook iets op het gebied van beleid en strategie doen. Laat ze in dat geval het document Context van de organisatie opstellen.
Al met al kun je de stagiair een hele mooie ervaring bieden waar jullie als organisatie ook plezier aan hebben.
Lees hier meer over ons ISO 9001-systeem. Ik wens jullie veel succes!
