Veel organisaties voeren één tot twee maal per jaar interne audits uit. Vaak net voordat de certificeerder langskomt. Waarom? Omdat het moet en dat is jammer.Het kost namelijk net zoveel tijd om het goed te doen.
Interne audits: het doel
Interne audits voert u uit om te controleren of de afspraken zijn nagekomen. Het is een verificatie. U controleert of de procesafspraken worden nagekomen en werkbaar zijn en om er achter te komen of er verbetering mogelijk is. Een ander doel is om aan te geven dat de afspraken er niet voor niets zijn. Ze zijn belangrijk genoeg om het naleven ervan te controleren. Alleen hierdoor al zal men zich beter aan de afspraken houden. Om dit te bereiken kunt u het beste veel korte audits inplannen.
Interne audits: relatie frequentie en resultaat
Bij organisaties vanaf ongeveer 20 personen kunt u het beste iedere twee weken een audit uitvoeren. U audit dan maar een klein stukje van een proces. Daar komt dan ook niet zoveel uit. En dat is geweldig want wat er wel uit komt kan snel worden doorgevoerd! Het is makkelijker om tien kleine stapjes te maken dan twee grote! Het uitvoeren van veel interne audits geeft dan wel per audit minder ‘opbrengst’, maar doordat wat er uit komt meteen kan worden doorgevoerd veel meer resultaat.
Interne audits: relativering van de benodigde inzet
Wanneer u denkt dat dit teveel tijd kost kan ik u uit de droom helpen. Het voorbereiden, uitvoeren en rapporteren van een audit kost anderhalf uur. Wanneer u er 20 per jaar uitvoert is de tijdsinvestering 30 uur. 30 uur om na te gaan of er gewerkt wordt volgens de afspraken en of er verbeteringen mogelijk zijn. Laten die 20 audits leiden tot 10 verbetervoorstellen (en dat is echt aan de krappe kant) dan hoeven die maar meer op te leveren dan de 30 geïnvesteerde uren. Dat gaat dus makkelijk lukken. Om het op een andere manier te relativeren. Een organisatie van 20 fte besteedt, bij het uitvoeren van 20 audits per jaar, slechts 0,1% van haar tijd in het audit/verbeterproces.
Kijk ook eens bij onze cursussen interne auditing.
