Kies de juiste proceseigenaar
02 juni 2022 
10 min. leestijd

Kies de juiste proceseigenaar

Wanneer je kijkt naar documentbeheer dan zie je dat daar een aantal rollen voorbij komen. Een van de belangrijkste rollen is die van proceseigenaar. Weet jij wie bij jullie in de organisatie een proceseigenaar is en waar hij/zij verantwoordelijk voor is?


De proceseigenaar kan slechts één persoon zijn
De proceseigenaar is diegene die verantwoordelijk is voor de inhoud van een procesbeschrijving. Er kan, en mag, altijd maar één iemand verantwoordelijk zijn. Een proceseigenaar zorgt er onder andere voor dat de risico's worden vastgesteld en dat de controle- en registratiemomenten worden vastgesteld. De proceseigenaar keurt uiteindelijk de procesbeschrijving goed. 

De proceseigenaar staat er helemaal alleen voor
En dat is maar goed ook. Anders krijg je gegarandeerd onduidelijkheid over de bovengenoemde taken. Er is er maar een die een procesbeschrijving mag goedkeuren en erop aangesproken kan worden wanneer blijkt dat de processen niet goed gedefinieerd zijn. En dat is de proceseigenaar.


Het kiezen van de juiste proceseigenaar (insider tips)

Het is verleidelijk om iemand uit het management te kiezen, maar toch moet je proberen dat niet te doen. Je kiest het liefst een proceseigenaar zo laag mogelijk in de organisatie. Dit doe je om er zeker van te zijn dat de proceseigenaar goed op de hoogte is van de procesgang. 

Een ander voordeel is dat je meer draagvlak krijgt wanneer je proceseigenaar zo laag mogelijk in de organisatie zit. 

Stel dat je er toch voor kiest om de algemene directeur van alle processen proceseigenaar te maken, dan voel je al op je klompen aan dat jouw keuze het draagvlak niet gaat bevorderen.

Okay, nu je weet dat je op zoek gaat naar proceseigenaren laag in de organisatie, wie ga je dan kiezen? Hiervoor geef ik je de volgende tips: 
  • Wanneer binnen een procesbeschrijving slechts één afdeling betrokken is kun je de leidinggevende van die afdeling proceseigenaar maken. Hij/zij heeft dan de rol van proceseigenaar en is de direct leidinggevende.
  • Heb je een procesbeschrijving waar meerdere afdelingen bij betrokken zijn, dan is dat wat lastiger. Je kunt nu niet kiezen voor één van de afdelingsleiders want die heeft niets in te brengen bij de andere afdelingen. Daarom kies je de manager die verantwoordelijk is voor alle betrokken afdelingen. Bij grotere organisaties is dat vaak een Management Team lid, bij kleinere organisaties kom je dan al snel terecht bij de directeur. In dit geval is het dus niet mogelijk om iemand te kiezen die zo laag mogelijk in de organisatie zit.  

Is een proceseigenaar verantwoordelijk?
De proceseigenaar is verantwoordelijk voor de juistheid van de beschrijving van de procesbeschrijving maar hij is niet verantwoordelijk (in de rol van proceseigenaar) dat collega’s zich ook aan het proces houden. Dat is de taak van de direct leidinggevenden.

In de volgende blogs maken we kennis met andere hoofdrolspelers. 

Mocht je vragen hebben, dan kun je altijd contact met ons opnemen: 085-3031473.

Zin om aan de slag te gaan met het behalen van jullie certificaat? Kijk dan hieronder voor meer informatie.


ISO 9001

ISO 14001

ISO 27001

VCA

Reactie plaatsen