Organisaties die meerdere normen willen combineren starten vaak met het invoeren van één norm. Terwijl het slimmer kan zijn om twee of drie normen tegelijk te implementeren. Ik geef je hier de voor- en nadelen.
VOORDELEN GELIJK COMBINEREN VAN NORMEN
Mocht je toch al interesse hebben in meerdere ISO normen dan is het voor jullie waarschijnlijk slimmer om meteen twee of drie normen te combineren. Dit zijn de voordelen:
Voordeel 1 - de basis is hetzelfde (hebben ze alvast voor jou geregeld)
Heel veel normen zijn opgebouwd volgens de HS. Dat is de Harmonized Structure. Deze werd tot een jaar geleden nog de High Level Structure (HLS) genoemd. Deze HS heeft als effect dat veel normen (in ieder geval de meest gangbare) exact dezelfde opbouw en hoofdstukindeling hebben.
Voordeel 2 - veel hoofdstukken uit de normen zijn identiek (dat scheelt extra werk)
Een deel van deze hoofdstukken is zelfs vrijwel identiek. Dat zijn bijvoorbeeld onderwerpen zoals het beheer van documenten, registraties, omgaan met afwijkingen, uitvoeren van interne audits en het doorvoeren van corrigerende maatregelen. Deze hoef je dus maar éénmaal te maken. Wanneer je voor het ISO 9001-systeem kiest van ISOmanager zitten die er zelfs al voor je in. Ofwel éénmaal maken en driemaal gebruiken.
Voordeel 3 - context van de organisatie heeft dezelfde opzet (dat maakt uitbreiding naar meerdere normen makkelijk)
Een ander document dat je moet hebben is bijvoorbeeld de context van de organisatie. Daarin beschrijf je de eisen en verwachtingen van de stakeholders en de kansen en risico’s die je als organisatie op je af ziet komen. Wanneer je die voor de ISO 9001 hebt gemaakt is het maar een kleinigheidje om deze uit te breiden met bijvoorbeeld de ISO 14001 en/of de ISO 27001.
Goed beschouwt wordt de basis steeds gevormd door de ISO 9001 en breid je het systeem uit met de specifieke onderdelen van de andere norm.
NADELEN VAN GELIJK COMBINEREN VAN NORMEN
Nu we de voordelen hebben doorgenomen, wil ik je ook graag vertellen wat als nadeel kan worden gezien.
Nadeel 1 - het kost meer tijd om meerdere norm tegelijk in te voeren
De gedachte daarachter is dat het al moeilijk genoeg is om één norm in te voeren en dat het meer tijd kost om er twee of drie tegelijkertijd in te voeren. Dat klopt natuurlijk. Toch is het meestal slimmer om meteen met twee of drie normen tegelijkertijd te starten. Zeker wanneer je nu al weet dat je er twee of drie ‘nodig’ hebt. Uiteindelijk gaat dit je veel tijd schelen (zie voordelen).
Nadeel 2 - het kost meer geld om meerdere normen tegelijk in te voeren
Wanneer je meerdere normen tegelijk gaat invoeren, heb je het eerste jaar een hogere investering. Zou je normaal één ISO-systeem voor de door jou gewenste norm aanschaffen, nu ‘koop’ je daar een uitbreiding bij van een andere norm. Dit zijn echter éénmalige kosten. Daarbij komt dat de certificeerder meer tijd nodig heeft om alle normen te beoordelen. Dat zie je terug in de factuur van de certificeerder.
Nadeel 3 - het kost meer tijd om meerdere normen tegelijk te beheren
Het kost inderdaad meer tijd om het kwaliteitssysteem te beheren. Van elke norm afzonderlijk moet je de status kunnen nagaan. Hoe staat het met de uitgezette acties? Zijn de interne audits uitgevoerd? Etc. Hoe meer normen je combineert hoe meer acties je krijgt. Het monitoren en opvolgen ervan kost tijd. Ondanks dat zullen de opbrengsten bijna altijd groter zijn (betere bescherming van informatie, minder belasting van het milieu en het leveren van hogere kwaliteit tegen lagere kosten). Daarbij komt dat wanneer je met onze ISO-systemen werkt de software de status van de uitgezette acties voor je bijhoudt. Dat scheelt weer veel tijd!
CONCLUSIE
Mochten jullie van plan zijn om meerdere ISO normen (ISO 9002, ISO 14001 of ISO 27001) te combineren dan is het verstandig om dit gelijk vanaf de start te doen. Het kost je meer tijd en een hogere investering bij aanvang, maar op de lange termijn levert het jullie een besparing op. Zeker wanneer je werkt met ons ISO-systeem.
Kijk hier voor ons ISO 9001-systeem
Kijk hier voor ons ISO 14001-systeem
Kijk hier voor ons ISO 27001-systeem
Wil je gelijk combineren? Maak dan de bijvoorbeeld volgende combinatie:
ISO 9001 + 'kassakoopje' ISO 14001 en ISO 27001 (dit zie je bij het afrekenen)
