Het einde van het jaar nadert met rasse schreden. Tijd om terug te blikken en de goede voornemens voor het komend jaar te vast te stellen. In termen van de ISO 9001, ISO 14001 of de ISO 27001 noemen we dat de directiebeoordeling of het managementreview.
Wat is een directiebeoordeling?
Een directiebeoordeling is een terugblijk over de achterliggende periode om na te gaan hoe het gesteld was met de effectiviteit van uw kwaliteitsmanagementsysteem. Wat ging er goed en wat kon er beter? Dit met als doel om concrete acties te formuleren voor de komende periode die de effectiviteit van uw kwaliteitsmanagementsysteem zal doen toenemen.
De norm formuleert dit als volgt:
De directie moet met geplande tussenpozen het kwaliteitsmanagementsysteem van de organisatie beoordelen om de continue geschiktheid, toereikendheid, doeltreffendheid en afstemming met de strategische richting van de organisatie te bewerkstelligen.
Welke onderwerpen moeten we behandelen?
Hierin zijn de normen redelijk duidelijk. Ze benoemen voorbeelden van wat je kunt behandelen. Voor de ISO 9001 is dat bijvoorbeeld:
- de status van acties die zijn voortgekomen uit voorgaande directiebeoordelingen;
- wijzigingen in externe en interne belangrijke punten (issues) die relevant zijn voor het kwaliteitsmanagementsysteem;
- informatie over de prestaties en doeltreffendheid van het kwaliteitsmanagementsysteem, met inbegrip van trends in:
- klanttevredenheid en feedback van relevante belanghebbenden;
- de mate waarin kwaliteitsdoelstellingen zijn gerealiseerd;
- prestaties van processen en het voldoen aan eisen van producten en diensten;
- afwijkingen en corrigerende maatregelen;
- resultaten van monitoren en meten;
- auditresultaten;
- de prestaties van externe aanbieders;
- de toereikendheid van middelen;
- de doeltreffendheid van ondernomen acties voor het oppakken van risico’s en kansen;
- kansen voor verbetering.
Je hoeft dus niet alle onderwerpen binnen jouw directiebeoordeling op te nemen. Alleen die onderwerpen die voor jouw organisatie van belang zijn behandel je. Wanneer je echter weer teveel van bovenstaande onderwerpen weg laat kan de certificeerder terecht constateren dat het wel heel dunnetjes is. Ik adviseer je dan ook alleen een onderwerp uit te sluiten wanneer het echt geen toegevoegde waarde voor jouw organisatie heeft.
Hoe formuleer je het beste de uit te voeren acties?
De acties die moeten worden uitgevoerd moeten SMART worden geformuleerd. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Actueel, Realistisch en Tijdsgebonden. Laat ik een voorbeeld geven. Stel dat het afgelopen jaar de interne auditplanning niet is gerealiseerd doordat er te weinig interne auditoren waren. Een mogelijke doelstelling wordt dan al snel:
Het opleiden van enkele intern auditoren.
Dit is echter niet specifiek genoeg. Wanneer moeten ze zijn opgeleid? Hoeveel auditoren? beter is het om de doelstelling als volgt te formuleren:
Het voor 1 maart 2020 opleiden van 4 interne auditoren zodat zij per 1 maart 2020 kunnen worden ingezet.
Het opvolgen van de doelstellingen
Het is natuurlijk volstrekt zinloos wanneer je acties formuleert die vervolgens niet meer worden uitgevoerd. Bij gebruik van onze ISO-software VisionManager is dit echter makkelijk te voorkomen. U zet de afzonderlijke acties binnen het verbeterformulier en kent daar een actiehouder en een deadline aan toe. U slaat het verbeterformulier op door te beginnen met MR2020 en dan in enkele worden waar het over gaat. Bijvoorbeeld: MR2020 Opleidingen auditors.
Binnen het dashboard van VisionManager is de status van deze maatregel nu makkelijk te volgen.
Wil jij ook een hele goede directiebeoordeling schrijven? Kijk dan eens bij deze online cursus. Zeker de moeite waard!
